Declaração do Imposto de Renda: Saiba como ajudar seus colaboradores

fevereiro 7, 2018 / Gestão de Pessoas

Todos os anos, a Declaração de Ajuste Anual do Imposto de Renda Pessoa Física mexe com a rotina — e o sono — de muitos brasileiros. Para que ela seja realizada da maneira mais correta possível, é necessário que a empresa forneça ao colaborador o informe de rendimentos, independentemente de ter havido rendimento tributável ou não.

Os trabalhadores que não receberem o informe de rendimentos para realizar a sua declaração devem solicitá-lo à empresa, sendo que o prazo para entrega desse documento costuma terminar no último dia útil do mês de fevereiro.

Caso o empregado tenha perdido o informe de rendimentos cedidos pela fonte pagadora, é preciso pedir uma segunda via ou consultar o meio eletrônico, caso haja essa disponibilidade. A Receita Federal sempre cruza os dados do contribuinte e da empresa. Por esse motivo, é essencial que a declaração seja sempre preenchida de acordo com as informações fornecidas pela instituição. Segundo a Receita, a omissão de rendimentos é o principal motivo de malha fina.

Se você quer saber como auxiliar os funcionários no período de realizar a Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física, não deixe de ler este texto!

O que é o informe de rendimentos e qual a sua importância?

O Informe de Rendimento é uma declaração fornecida pelas empresas, instituições financeiras, entre outros, que apresenta um resumo de todos os rendimentos que foram pagos no ano para o qual o Imposto de Renda está sendo declarado.

É um documento importante, porque essas informações ajudarão a Receita Federal a realizar o cruzamento de dados informados da declaração do Imposto e das finanças do declarante, analisando e atestando se ocorreu ou não a sonegação.

Geralmente, o setor responsável por fornecer essas informações aos colaboradores é o departamento de Recursos Humanos. Nesses informes, estarão inclusas todas as quantias pagas ao funcionário, incluindo as deduções feitas e impostos que foram retidos no ano anterior. Trata-se de um documento fiscal primordial para a Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física.

Como a empresa deve fornecer o informe de rendimento ao funcionário?

Existe um período específico para a entrega do informe de rendimentos aos funcionários, normalmente no final do mês de fevereiro de cada ano.

A empresa que não fornecê-lo aos funcionários dentro do prazo estabelecido, ou o fizer com imprecisão, poderá ser obrigada ao pagamento de multas por documento.

A fonte pagadora que conceder dados incorretos a respeito dos rendimentos pagos, imposto retido na fonte e dedução estará sujeita a multas que incorrem numa porcentagem do valor que foi usado de forma indevida com o intuito de reduzir o imposto sobre a renda cabido, independentemente de outras penalidades, inclusive criminais e administrativas.

Aquele que utiliza os dados para benefício próprio também poderá ser punido com as mesmas sanções.

Quais são as outras informações necessárias para que o colaborador declare o Imposto de Renda Pessoa Física?

No momento de fazer a Declaração de Ajuste Anual, é preciso que o funcionário declare tudo que ele ganhou e pagou no ano antecedente. Outras fontes de renda também devem ser apontadas.

Para fazer a declaração, é preciso ter os seguintes documentos em mãos:

  • cópia da última declaração de Imposto de Renda;
  • título de eleitor para o declarante que for preencher a declaração pela primeira vez;
  • informe de rendimentos concedido pelas fontes pagadoras;
  • para quem recebe algum benefício previdenciário, é necessário o informe de rendimentos do INSS;
  • informe de rendimentos concedido pelos bancos;
  • informe de pagamento de contribuições à previdência privada. É preciso comunicar o nome e o CNPJ da entidade;
  • comprovantes de pagamentos das despesas escolares dos dependentes do contribuinte ou dele mesmo. É necessário comunicar o nome e CNPJ do estabelecimento de ensino;
  • recibos de aluguéis pagos ou recebidos no ano anterior;
  • nome e CPF dos beneficiários de despesas com médicos, dentistas, psicólogos, entre outros, e despesas próprias com saúde;
  • nome e CNPJ dos beneficiários de pagamentos a pessoas jurídicas, como planos de saúde, hospitais, clínicas de exames laboratoriais etc.;
  • se for autônomo, cópias de recibos ou notas fiscais providas aos clientes/pacientes;
  • livro-caixa, no caso de autônomos;
  • nome de CPF de favorecidos de doações/heranças e valores respectivos;
  • nome e CPF dos dependentes maiores de 14 anos, concluídos até 31 de dezembro do ano antecedente. No caso de serem menores de 14 anos, não é necessário colocar o CPF;
  • nome e CPF de ex-cônjuge e filhos, caso precise comprovar o pagamento de pensão alimentícia;
  • se tiver empregado doméstico, dados do empregado, CPF, NIT, com os devidos recolhimentos das contribuições ao INSS;
  • escrituras ou contratos de compra e venda de imóveis ou terrenos, obtidos ou vendidos no ano anterior;
  • documento comprobatório de compra e venda de veículo, além de modelo, marca, placa, CPF/CNPJ do comprador ou do vendedor;
  • documento de compra de bens ou de veículo por meio de consórcio no ano antecedente;
  • documentos que versem a respeito de rescisões trabalhistas, com valores individuais de salários, 13º, férias, FGTS e demais.

É possível realizar a Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física pela internet, por meio do programa Receitanet. Ele é muito simples de ser usado, sendo de grande auxílio para o declarante.

Como a empresa pode ajudar o funcionário no processo de declaração de Imposto de Renda Pessoa Física?

A empresa pode:

  • elaborar uma estrutura exclusiva para ajudar seus colaboradores nesse processo, como dispor de uma área tributária que ficará à disposição de todos os funcionários durante o período de entrega do Imposto de Renda;
  • realizar workshop ou contratar uma consultoria especialista no assunto;
  • apresentar um mural de comunicação interna, com informações gerais sobre a declaração do Imposto de Renda, como orientações básicas, documentos necessários, data da entrega e todos os cuidados que devem ser tomados no momento do preenchimento.

Agora que você já sabe como a empresa pode ajudar os trabalhadores com a Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física, é importante também orientá-los para que verifiquem periodicamente o site da Receita Federal após a entrega da declaração. Assim, será possível perceber se ocorreu algum erro que possa ser corrigido a tempo, evitando cair na malha fina.

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